Reuniões presenciais longas e improdutivas sempre foram um
problema que a tecnologia modernizou com a proliferação de meets. Os dois modelos fazem mal a saúde financeira da empresa, atrapalham
a rotina, impactam o ambiente de trabalho, geram conflitos e provocam novas
reuniões.
Reuniões
improdutivas podem ser um sintoma de acomodação, principalmente quando são
longas ou muito próximas. São como os grupos de trabalho de políticos que se reúnem
para postergar decisões.
Reuniões
são eficazes para troca de ideias, encaminhar soluções e um dos principais
canais de interação entre os funcionários, um momento para saber como é a vida
pessoal de seus colegas e trocar conhecimentos, experiências e visões sobre
processos que afetam a todos.
A
reunião deve ser planejada com propósito, objetivos, duração e horário acertado
entre os participantes, para não afetar a dinâmica de trabalho pessoal ou de
times. Elas custam caro, são vários funcionários desviados de sua atividade fim
e prejudicando a produtividade.
Entrar
numa reunião para discutir um problema é o principal erro. Ele deve ser
avaliado separadamente e todos devem entrar na reunião com propostas de
solução.
Se o
percentual de tempo gasto é cerca de 10% da jornada de trabalho, você pode
estar perdendo dinheiro, dificilmente os resultados econômicos serão superiores
ao seu custo. Além da perda de dinheiro, energia e tempo, podem se tornar
críticas ao ambiente se gerar irritação.
Os
dois fatores principais fatores para o excesso de reuniões são os ruídos na
comunicação e a centralização administrativa. No primeiro caso, as mensagens
sem objetividade, confusas ou dirigidas às pessoas erradas. No segundo, é o
gestor querer saber e meter o dedo em tudo.
Reuniões
podem ser inevitáveis, então, planeje e organize para torna-la produtiva.
Faça uma lista crítica e rica de participantes (afetados pelo problema e aqueles que podem contribuir com o tema), distribua com antecedência conteúdos sobre a pauta, defina o foco e os objetivos, provoque reuniões prévias setoriais para discutir o problema, crie caixa de sugestões ou mural de ideias. Notifique quem é o mediador e, se for o caso, seu assistente.e ao mediador orientar os trabalhos, manter a pauta, promover a participação, provocar os tímidos, incentivar a tomada de notas de dados e informações, policiar os verborrágicos e controlar o tempo. Nem sempre o mediador é o maior nível hierárquico presente pra não inibir o debate democrático.
A
duração NUNCA deve ultrapassar duas horas, o excesso leva ao cansaço mental e
dormência intelectual. E duração longa é para seminários, workshop, hackathon e outros.
Esses
cuidados valem para as novas formas como videoconferências e conference call, que trouxe a vantagem de
diminuir a confusão de vários falando ao mesmo tempo, mas acabamos por perder o
poder de captar o sentimento dos participantes.
As
reuniões presenciais devem prever um tempo pré-agenda para um bate papo
informal (small talks) entre os
participantes. É um momento de conhecimento e troca pessoal que aproxima os
funcionários. Quinze minutos de conversa informal gera uma conexão valiosa
entre as pessoas.
Se depois disso o problema persistir, reveja processos e burocracia da empresa.
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